Безопасность и данные

Здесь описано, как сервис «ИИ-Директор» обращается с данными: где они хранятся, каким внешним сервисам и зачем передаются, сколько хранятся, как удалить компанию и у кого есть доступ. Описание составлено по программному коду и настройкам сервиса на дату редакции. Правовые условия обработки персональных данных изложены в Политике конфиденциальности и Согласии на обработку персональных данных.

1. Где хранятся данные

• База данных сервиса, долговременная память ассистента и файлы хранятся на серверах в России.
• На общем сервере данные разных компаний лежат в одной базе и разделены приложением: каждый запрос выполняется в пределах одной компании, у каждой компании своя память ассистента.
• Отдельный сервер для компании возможен — это обсуждается отдельно. Внешние сервисы из раздела 2 используются и в этом случае.
• Соединение с сервисом защищено HTTPS. Пароли хранятся в виде хеша, а не открытым текстом.

2. Какие внешние сервисы получают данные и зачем

Модели искусственного интеллекта работают не на серверах сервиса, а у внешних поставщиков. Чтобы ответить на вопрос, разобрать документ или запись разговора, сервис передаёт им нужный фрагмент: текст сообщения вместе с относящимися к нему данными компании, файл или его страницы, аудиозапись. Фоновые задачи по расписанию передают порции данных компании — сигналы, сделки, расшифровки звонков. Часть поставщиков находится за рубежом, то есть данные передаются трансгранично.

• OpenAI (США) — основная модель чата; распознавание изображений, сканов документов и кадров видео; поисковое представление текста для памяти ассистента; распознавание речи, если основной сервис распознавания недоступен.
• DeepSeek (Китай) — предварительный разбор сообщений в чате (какие данные и инструменты понадобятся); фоновые задачи: разбор сигналов ИИ-директорами и подготовка решений, прогнозы, конспекты длинных диалогов и записей, оценка звонков, разбор резюме кандидатов; запасная модель чата, если основная недоступна, и модель чата, если пользователь сам выбрал DeepSeek.
• Groq (США) — распознавание речи: голосовые сообщения, записи звонков и встреч.
• OpenRouter (США) — только если пользователь сам выбрал в чате модель Grok или Claude: запрос уходит разработчику выбранной модели, xAI или Anthropic (США).
• Telegram — уведомления и ежедневная сводка тем, кто на них подписался; вход в кабинет через бота; обращения в поддержку через бота; служебные оповещения о сбоях.
• Почтовый сервис — письма о регистрации, восстановлении пароля и удалении компании.

Какой поставщик обрабатывает конкретный запрос, зависит от настроек сервера и выбора пользователя. Из России часть зарубежных сервисов недоступна напрямую, поэтому запросы к ним могут проходить через промежуточный сервер оператора за рубежом.

Системы, которые подключаете вы сами, — Битрикс24, amoCRM, Kaiten, YouGile, Unisender, Omnicomm, KGK, Яндекс.Диск — сервис вызывает по вашим ключам: читает данные и, если вы это разрешили в настройках, записывает. По ссылке, которую вы дали, сервис скачивает страницу, файл или запись. Главная страница сайта загружает шрифты с серверов Google, поэтому браузер посетителя обращается к Google.

3. Сколько хранятся данные

• Переписка с ассистентом, включая текст, извлечённый из загруженных файлов, — автоматически не удаляется. Диалог можно отправить в архив или удалить; удаление из архива окончательное.
• Расшифровки звонков и записей встреч, сигналы и решения — автоматически не удаляются.
• Долговременная память ассистента — записи старше 730 дней удаляются ежедневной очисткой. Закреплённые факты и общая база знаний компании хранятся, пока их не удалят вручную (Настройки → Память ассистента). При архивации или удалении диалога его записи из памяти удаляются.
• Сформированные документы и сохранённые оригиналы документов, загруженных в чат, — 30 дней. Отдельной ежедневной очистки нет: файлы старше 30 дней удаляются, когда тот же пользователь сохраняет следующий документ.
• Шаблоны договоров — пока их не удалят вручную (Настройки → Шаблоны договоров).
• Журнал действий (кто, что и когда сделал, IP-адрес и браузер) — 90 дней. Записи об обращениях к ИИ-моделям для учёта расхода — 30 дней.
• Сеанс входа — до 30 дней; истёкшие сеансы удаляются.
• Резервные копии базы и памяти ассистента делаются ежедневно, хранятся 14 последних. Кроме того, копии делаются перед обновлениями сервиса (хранятся несколько последних) и вручную (без срока хранения).

4. Как удалить компанию

• Удалить компанию может только её владелец: в кабинете, Настройки → О компании. Для подтверждения нужно ввести идентификатор компании.
• Доступ закрывается сразу для всех сотрудников. В течение 14 дней удаление можно отменить по ссылке из письма — его получают владелец и администраторы компании. Фоновая синхронизация с Битрикс24 и обработка звонков в эти дни не останавливаются.
• После 14 дней стираются пользователи, диалоги, решения, звонки, память ассистента и сформированные документы. Стирание запускает сотрудник оператора вручную, по одной компании, поэтому оно происходит не в момент окончания срока, а после него.
• Стиранием не затрагиваются шаблоны договоров, учёт времени работы в кабинете и ежедневные снимки прогноза продаж; журнал действий хранится до конца своих 90 дней.
• Резервные копии, сделанные до стирания, при этом не меняются: ежедневные копии сменяются новыми в течение 14 дней, остальные хранятся по правилам из раздела 3.
• Удалить часть данных, не удаляя компанию: диалог — в чате, записи памяти — в разделе «Память ассистента», остальное — через поддержку (раздел 6).

5. У кого есть доступ

• Внутри компании доступ определяется ролью: владелец, администратор, менеджер, сотрудник, наблюдатель. У каждой роли свой набор разделов; сотрудник и наблюдатель, например, не видят настроек и управления пользователями. Выгрузка больших таблиц в файл по умолчанию доступна только владельцу и менеджерам.
• Владелец и администратор компании могут открыть диалоги сотрудников с ассистентом и созданные ими документы. Факт открытия чужого диалога записывается в журнал сервиса.
• Сотрудники оператора, обслуживающие серверы, имеют технический доступ ко всем данным на них: без этого невозможны обновления, резервное копирование и восстановление.
• Администратор платформы в панели управления может просматривать данные компаний, в том числе историю диалогов с ассистентом (только чтение). Факт открытия диалога записывается в журнал сервиса.
• Внешние сервисы получают фрагменты данных для обработки — см. раздел 2.

6. Если вы подозреваете утечку или взлом

• Сбросьте пароль через «Забыли пароль?» на странице входа: при сбросе завершаются все открытые сеансы входа в вашу учётную запись.
• Если подключённая система (Битрикс24, amoCRM и другие) работает по ключу, выпустите новый ключ в самой системе и замените его в настройках сервиса.
• Напишите в поддержку, что заметили и когда: из кабинета — раздел «Тех. поддержка», без входа — Telegram-бот @iidirectorbot.

Текущее состояние сервиса — на странице «Состояние сервиса».